Kraków, dnia 24.09.2026 r.

Znak: BEN KR – 281 – 15/26

ZAPYTANIE OFERTOWE

1) ZAMAWIAJĄCY:

Instytut Pamięci Narodowej Komisja Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu

Oddział w Krakowie (zwany dalej: IPN KŚZpNP Oddział w Krakowie) z siedzibą przy ul. Stefana Czarnieckiego 3, 30-536 Kraków, REGON: 017417907, NIP:676-22-00-166

2) OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

Kompleksowa organizacja i obsługa wyjazdu edukacyjnego do Niemiec dla: członków rodzin krakowskich profesorów aresztowanych w ramach Sonderaktion Krakau, studentów krakowskich uczelni oraz uczniów i nauczycieli małopolskich szkół” w terminie 27-30 listopada 2026 r.na trasie Kraków – Wrocław – Berlin – Sachsenhausen – Berlin – Poczdam - Kraków najkrótszą możliwą trasą.

· Termin główny 27-30 listopada 2026 r.

Szczegóły wyjazdu w załączniku nr 1 i nr 2.

3. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

27-30 listopada 2026 r.

4. KRYTERIA OCENY OFERT:

a. Kryterium oceny ofert - cena 100% (kwotę netto, podatek VAT oraz kwotę brutto należy podać z dokładnością do 2 miejsc po przecinku).

b. W przypadku, gdy Zamawiający otrzyma dwie takie same oferty cenowe, zastrzega sobie prawo wezwania do złożenia oferty uzupełniającej. Cena w ofercie uzupełniającej nie może być wyższa niż w ofercie pierwotnej.

5. WYMAGANIA STAWIANE WYKONAWCY

Zamawiający wymaga, aby Wykonawca spełniał n/w wymagania:

a. Dysponował potencjałem organizacyjnym, technicznym i osobami zdolnymi prawidłowo zrealizować zamówienie.

b. Znajdował się w sytuacji ekonomicznej, które pozwala na wykonanie zamówienia.

c. Posiadał niezbędną wiedzę i doświadczenie do realizacji przedmiotu zamówienia.

d. Zamawiający uzna warunki wymienione w ppkt. 1 i 2 za spełnione, jeżeli Wykonawca przedłoży oświadczenie na zasadzie „spełniam / nie spełniam", stanowiące załącznik nr 3do zapytania ofertowego.

e. uwzględnił w ofercie plany działań upamiętniających.

6. WRAZ Z OFERTA NALEŻY ZŁOŻYĆ

W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu do oferty należy załączyć wypełnione dokumenty:

a. formularz ofertowy -załącznik nr 3,

b. oświadczenie-załącznik nr 4,

c. pełnomocnictwo do reprezentowania, o ile ofertę składa pełno mocnik.

d. Wykonawca ma obowiązek przedstawienia (załączenia do oferty) oryginału dokumentu pełnomocnictwa lub jego kopii poświadczonej notarialnie.

e. istotną dokumentacja dotycząca działalności turystycznej, koncesji oraz pozwoleń na organizowanie wyjazdów edukacyjnych/turystycznych itd.

7. SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI:

a. Wszelkie pytania należy zadawać za pomocą platformylogintrade.ipn.net

8. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT

a. Ofertę należy złożyć wyłącznie w formie elektronicznej na platformie logintrade.ipn.net

b. Termin składania ofert: 30.09.2026 godzina 16.00

c. Godzina otwarcia ofert: 30.09.2026 godzina 16.30

d. Termin zadawania pytań: 30.09.2026 godzina 14.00

9. ISTOTNE WARUNKIPOSTĘPOWANIA:

a. Zamawiający i Wykonawca związani są ofertą 30 dni od daty jej złożenia.

b. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od zapytania ofertowego bez podania

c. przyczyny, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty.

d. Zamawiający może udzielić odpowiedzi, wyjaśnień oraz modyfikacji w prowadzonym zapytaniu.

f. Wykonawca może złożyć tylko 1 ofertę.

g. Oferty należy sporządzić w języku polskim.

h. Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji cenowych  Wykonawcą, który złożył w oparciu o przyjęte kryteria najkorzystniejszą ofertę. Negocjacje cenowe zostaną podjęte w szczególności w przypadku, gdy zaoferowana cena będzie wyższa od założonej przez Zamawiającego.

i. Oferty niespełniające któregokolwiek z wymagań, lub których treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego zostaną odrzucone.

j. Zamawiający zastrzega, że postępowanie może zakończyć się brakiem wyboru oferty w przypadku zabezpieczenia niewystarczających środków na realizację zamówienia.

k. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1237), jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320).
W związku z powyższym odpowiedź na niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego i nie jest równorzędne ze złożeniem zamówienia przez Zamawiającego na podstawie powyższego zapytania ofertowego oraz nie stanowi podstawy do roszczenia prawa ze strony Wykonawcy do zawarcia umowy.

l. W przedstawionej kalkulacji cenowej należy podać ceny netto i brutto w złotych zgodnie z formularzem cenowym załączonym do niniejszego zapytania.

m. Oferty złożone niekompletne nie będą rozpatrywane.

n. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert po zakończeniu terminu rozeznania.

10. INFORMACJEDOTYCZĄCEWYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY:

a. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zawiadomi wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia.

b. Zamawiający zawrze umowę z wybranym Wykonawcą po przekazaniu zawiadomienia o wyborze Wykonawcy.

c. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

d. Do prowadzonego postępowania nie przysługują Wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach Ustawy Prawo zamówień publicznych tj. odwołanie, skarga.

e. UWAGA!!!Prowadzone postępowanie dotyczy wyłącznie zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 170.000,00 złotych netto.

11. Sposób przygotowania i złożenia oferty:

Wycena za całą grupę netto/brutto

Wycena jednostkowa netto/brutto

Dla grupy min. 45-55 uczestników w tym 2-3 opiekunów merytorycznych IPN oraz kierowców ew. pilota.

12. W wycenie powinny się znaleźć:

· Oferta zawierająca plan realizacji wyjazdu edukacyjnego z uwzględnieniem proponowanego w zapytaniu harmonogramu działań upamiętniających.

· Przejazd autokarem 45-55 osób

· Jeden hotel

· Opieka pilota

· Noclegi: 3

· Ubezpieczenie

· Przewodnik po Berlinie (1 na całość lub 2 w podziale na grupy)

· obowiązkowej składki na Turystyczny Fundusz Gwarancyjny
obowiązkowej składki na Turystyczny Fundusz Pomocowy

· wycena wejść do muzeów

13. Informacje o sposobie komunikowania się Zamawiającego z Wykonawcami:

Osobą uprawnioną do kontaktów ze strony Zamawiającego jest: Michał Masłowski

nr telefonu: 881-015-159, e-mail:michal.maslowski@ipn.gov.pl

Kontakt telefoniczny:

25.09.2026 - 11.00-16.00

26.09.2026 - 9.00 - 18.00

28.09.2026 -  8.15. - 16.00

29.09.2026 - 13.13 - 20.30

30.09.2026 - 12.30 - 20.30

1.10.2027 - 8.15 - 10.00

Uwaga. 

Uroczystości upamiętniające zaplanowane na 28 listopada w Sachsenhausen są w gestii Organizatora wyjazdu nie wykonawcy. W tym zakresie wykonawca pomaga jedynie w realizacji biletów (o ile nie uda się uzyskać bezpłatnych wejściówek) oraz zapewnia przewodnika w Języku Polskim w KL Sachsenhausen.

1. Wykorzystujemy platformę zakupową Logintrade jako narzędzie do kontaktów z wykonawcami.
2. Rejestracja w bazie wykonawców, przeglądanie ogłoszeń oraz składanie ofert handlowych jest bezpłatne.
3. Jeśli nie posiadasz konta na platformie zakupowej Logintrade, zarejestruj się w bazie wykonawców w celu otrzymania loginu i hasła do swojego konta. Jedno konto wykonawcy umożliwia otrzymywanie ogłoszeń od wielu Zamawiających.
4. Regulamin Platformy zakupowej jest dostępny w panelu rejestracyjnym.